'Wie gaat dit oppakken?' 'Wie weet hoe dit proces loopt?' 'Welke afdelingen, teams, processen en werkzaamheden worden hierdoor geraakt?'
Nieuwe wet- en regelgeving. Bezuinigingen. Digitalisering. AI. Nieuwe bestuurlijke prioriteiten. De verandering verschilt. Maar binnen gemeenten, waterschappen en regionale overheidsinstanties zoals provincies, omgevingsdiensten en veiligheidsregio's, keren vaak die vragen keer op keer terug.
Moet je die antwoorden iedere keer opnieuw bij elkaar zoeken? Dan kost verandering onnodig veel tijd en capaciteit. Volwassen procesmanagement helpt je om sneller te zien waar een verandering je organisatie raakt, wie nodig is en wat er moet gebeuren om die goed uit te voeren en te borgen.
.png)
Omdat verschillende veranderingen vaak dezelfde informatie over je organisatie vragen.
Neem nieuwe wetgeving. Om te bepalen wat die voor je organisatie betekent, wil je niet alleen weten wat er inhoudelijk verandert. Je wilt ook snel kunnen zien welke processen worden geraakt, welke afdelingen en systemen daarbij betrokken zijn, wie verantwoordelijk is en waar afhankelijkheden liggen.
In de basis wil je bij iedere verandering drie vragen kunnen beantwoorden:
''Je wilt bij een nieuwe verandering eigenlijk direct kunnen bepalen waar die de organisatie raakt. Is die informatie versnipperd, verouderd of alleen aanwezig in de hoofden van medewerkers, dan verlies je kostbare tijd. Zeker met schaarse capaciteit en beperkte budgetten is dat terugkerende uitzoekwerk zonde,'' zegt Yoram van Maanen, Business Process Management-consultant en Solution Lead bij VertX.
Een gemeente werkt aan andere opgaven dan een provincie, waterschap of omgevingsdienst. Toch vraagt verandering vaak om dezelfde organisatorische basis.
Gemeenten willen bijvoorbeeld snel kunnen bepalen welke processen en afdelingen worden geraakt door nieuwe wetgeving of bestuurlijke prioriteiten. Provincies hebben te maken met opgaven en programma's die meerdere beleidsdomeinen en teams verbinden. Waterschappen moeten veranderingen vertalen naar beleid, processen, uitvoering, beheer en systemen. En omgevingsdiensten werken in ketens waarin onder andere vergunningverlening, toezicht en handhaving nauw met processen, informatie en verantwoordelijkheden samenhangen.
In al deze organisaties helpt volwassen procesmanagement om sneller antwoord te krijgen op dezelfde kernvragen: wat verandert er, waar raakt dat onze organisatie en hoe organiseren we de uitvoering?
.png)
Kimberley van de Logt, Business Process Management-consultant bij VertX, ziet dat organisaties soms te snel in de actiestand schieten.
''Wat ik in de praktijk vaak zie, is dat organisaties bij een nieuwe verandering direct gaan rennen. Pas later blijkt dat het efficiënter was geweest om eerst goed te bepalen wat er nodig is, waar de verandering raakt en hoe je de uitvoering organiseert.''
Als je bij iedere nieuwe opgave opnieuw moet achterhalen welke processen worden geraakt, wie verantwoordelijk is en welke afdelingen van elkaar afhankelijk zijn, is dat niet alleen een probleem van die ene verandering. Het zegt ook iets over hoe procesmanagement binnen je organisaties is ingericht.
''Een hogere procesvolwassenheid helpt gemeenten, waterschappen, provincies, omgevingsdiensten, veiligheidsregio's en andere regionale uitvoeringsorganisaties om sneller te bepalen waar een verandering de organisatie raakt en hoe zij die gestructureerd kan uitvoeren en borgen,'' zegt Yoram.
Dat betekent niet dat iedere verandering voorspelbaar wordt. Nieuwe wetgeving of een nieuwe bestuurlijke ambitie vraagt nog steeds om een inhoudelijke analyse.
Het verschil zit in het vertrekpunt.
Zijn processen, verantwoordelijkheden, systemen en onderlinge afhankelijkheden inzichtelijk? Dan kun je sneller van 'wie weet hoe dit werkt?' naar 'dit raakt deze processen, hier ligt het eigenaarschap en deze mensen moeten we betrekken'.
Dat scheelt uitzoekwerk. En geeft meer ruimte om beschikbare capaciteit te besteden aan de verandering zelf.
Procesvolwassenheid laat zien hoe samenhangend en structureel procesmanagement binnen je organisatie is ingericht én geborgd.
Verschillende onderdelen kunnen sterk uiteenlopen. Een organisatie kan bijvoorbeeld veel processen hebben vastgelegd, terwijl het eigenaarschap onvoldoende duidelijk is. Of verantwoordelijkheden zijn helder, maar het ontbreekt aan overzicht van de afhankelijkheden tussen processen.
En zelfs een goed ingericht proces op papier zegt nog niet alles over de praktijk. ''Een proces kan keurig zijn vastgelegd in een BPM-tool zoals Mavim, terwijl medewerkers op de werkvloer nog met een eigen checklist of een oud document op de gedeelde schijf werken. Op papier lijkt het proces dan volwassen. In de dagelijkse praktijk kan dat heel anders zijn,'' zegt Kimberley.
Daarom begint verdere professionalisering volgens VertX niet automatisch met een nieuw procesmodel, andere governance of nieuwe tooling.
Yoram: ''Begin met één fundamentelere vraag: waar staat procesmanagement nu binnen je organisatie?''
.png)
Start met inzicht in de huidige procesvolwassenheid van je organisatie.
Breng eerst in kaart wat al goed staat, waar knelpunten zitten en waar de grootste verbeterkansen liggen. Zo voorkom je dat je investeert in tooling, documentatie of een nieuwe werkwijze zonder te weten of daar daadwerkelijk de grootste verbeterkansen liggen.
''De ambitie om procesmanagement te versterken is binnen veel organisaties aanwezig. De lastigere vraag is vaak: waar en hoe beginnen we?'' zegt Kimberley.
Aan de hand van de BPM Maturity Scan brengt VertX de huidige procesvolwassenheid van jouw organisatie gestructureerd in kaart. ''We hebben de scan bewust zo ontwikkeld dat je een zo compleet mogelijk beeld krijgt van de procesvolwassenheid van je organisatie,'' zegt Yoram. ''Met vijftien variabelen kijken we veel breder dan alleen processen, tooling of governance. Juist die samenhang maakt zichtbaar waar het écht goed gaat en waar de grootste verbeterkansen liggen.'' Zo krijg je geen generiek verbeterprogramma, maar een helder vertrekpunt: dit staat al sterk, hier zitten de belangrijkste knelpunten en hier levert de volgende stap de meeste waarde op.
VertX combineert jarenlange ervaring met Business Process Management, procesverbetering, procestransformatie en BPM-implementaties met ervaring binnen publieke organisaties. VertX versterkte onder andere Waterschap Scheldestromen, GGD West-Brabant en gemeenten als ’s-Hertogenbosch, Almelo, Eindhoven en Hilversum.
Daarbij is procesvolwassenheid geen doel op zich. Het gaat om wat je ermee kunt bereiken: minder uitzoekwerk, meer grip en sneller kunnen handelen wanneer je organisatie opnieuw voor verandering staat.
Want de volgende verandering komt. De vraag is hoeveel je dan opnieuw moet uitzoeken.
Procesmanagement binnen jouw organisatie verder versterken? De BPM Maturity Scan geeft inzicht in waar je nu staat en waar de grootste verbeterkansen liggen. Zo weet je waar je gericht kunt versterken om blijvend vooruit te komen. Meer informatie: https://www.vertx.nl/business-process-maturity-scan
Yoram van Maanen en Kimberley van de Logt zijn Business Process Management-consultants bij VertX.
Yoram heeft ruime ervaring met procesverbetering en BPM-implementaties bij onder andere Rabobank, Damen, het Ministerie van VWS, het Ministerie van Financiën en gemeente Almelo.
Kimberley brengt haar BPM-expertise als procesconsultant in de praktijk bij verschillende gemeenten, waaronder Hilversum, Meppel en Emmen.
Vanuit die ervaring helpen zij gemeenten om procesmanagement zo in te richten dat het niet alleen op papier goed staat, maar iedere dag helpt om slimmer en effectiever te werken.