Complexe opgaven vragen om samenwerking tussen uiteenlopende disciplines, teams en externe partners. Iedereen werkt aan dezelfde opgave, maar vaak vanuit een eigen verantwoordelijkheid, perspectief en informatie.
Dat is herkenbaar binnen gemeenten, waterschappen en regionale overheidsinstanties. De inhoudelijke opgaven verschillen, maar de uitdaging is vaak dezelfde: hoe zorg je dat alle betrokkenen vanuit één gedeeld beeld samenwerken, afhankelijkheden overzien en sneller tot besluiten komen?
''Een Obeya helpt organisaties om complexe opgaven vanuit één gedeeld beeld te organiseren,'' vertelt Annet de Winter-van Leeuwen, Obeya Coach bij VertX. In dit artikel deelt zij drie effecten van Obeya op integraal samenwerken binnen publieke organisaties.
Een gemeente werkt aan andere opgaven dan een provincie, waterschap of omgevingsdienst. Toch hebben veel publieke opgaven één ding gemeen: je kunt ze niet vanuit één team of discipline oplossen.
De context verschilt. De samenwerkingsvraag is hetzelfde: hoe verbind je mensen, informatie en besluitvorming rond één gezamenlijk doel?
Bij complexe opgaven kijken veel verschillende disciplines naar hetzelfde vraagstuk.
Iedereen brengt daarbij eigen kennis, verantwoordelijkheden, belangen en informatie mee. Dat is noodzakelijk, maar maakt het tegelijkertijd lastiger om het totaalbeeld te bewaken.
Een Obeya maakt in één oogopslag zichtbaar welke disciplines en stakeholders betrokken zijn. Iedereen keert daarbij steeds terug naar dezelfde vragen:
"Daardoor ontstaat één gedeeld beeld van de opgave én de voortgang", zegt Annet. "Meerdere disciplines werken op die manier beter samen als één team vanuit hetzelfde doel.''
.png)
Wanneer iedereen naar dezelfde informatie kijkt, verandert ook het overleg. Het gesprek gaat niet langer over:
Die informatie is al zichtbaar. Daardoor ontstaat ruimte voor gesprekken die écht waarde toevoegen:
Juist bij publieke opgaven, waarbij meerdere disciplines afhankelijk zijn van elkaar, maakt dat een groot verschil. Betrokkenen begrijpen beter hoe werkzaamheden elkaar beïnvloeden, waar iets dreigt vast te lopen en waar gezamenlijk een besluit nodig is.
"Je komt veel sneller tot de kern van wat je wilt bereiken'', legt Annet uit. ''Dat maakt overleggen korter, besluitvorming sneller en de samenwerking veel effectiever."
Het gesprek verschuift van: ''Wanneer zijn jullie klaar?" naar: "Wat hebben jullie nodig om verder te kunnen?"
''In een Obeya maak je de verbinding tussen de strategische doelen van de organisatie en het dagelijkse werk,'' vertelt Annet. ''Daardoor stap je even uit de waan van de dag en zie je weer waar je het met elkaar allemaal voor doet.''
"Niet alleen knelpunten worden zichtbaar, maar ook de voortgang, behaalde mijlpalen en concrete resultaten. Medewerkers zien hoe hun eigen bijdrage onderdeel is van het grotere geheel. Dat zorgt voor meer betrokkenheid, eigenaarschap én energie in de samenwerking."
Die energie blijft bovendien niet beperkt tot één projectteam. Collega's die ervaren dat overleggen korter worden, besluiten sneller worden genomen en de samenwerking soepeler verloopt, kunnen die manier van werken ook meenemen naar hun eigen afdeling. "Een communicatiemedewerker die in een Obeya meedraait, kijkt daarna ook anders naar de samenwerking binnen het eigen team," legt Annet uit.
Of het nu gaat om een gemeente, provincie, waterschap, omgevingsdienst of een andere organisatie die werkt aan complexe opgaven: steeds vaker is samenwerking over teams, disciplines en organisatiegrenzen heen nodig.
Een succesvolle Obeya versterkt vooral de manier waarop mensen samenwerken. Door disciplines, informatie en besluitvorming met elkaar te verbinden, ontstaat een organisatie die met meer focus, snelheid en energie samenwerkt aan complexe opgaven.
Met Obeya aan de slag binnen jouw organisatie? VertX helpt je om Obeya passend bij jouw opgaven in te richten, te implementeren en te verankeren in de dagelijkse samenwerking. Laten we eens sparren over jouw ambities.